Von März 2013 bis Februar 2015 lief im LWL-Archivamt für Westfalen das von der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG) geförderte Digitalisierungsprojekt: "Digitalisierung archivalischer Amtsbücher und vergleichbarer serieller Quellen". Ziel des Pilotprojekts war es, vor allem kleineren Archiven den Zugang zu den von der DFG geförderten Projekten zu ermöglichen. Hierfür wurde eigens ein Gruppenantragsverfahren erprobt, welches unter der Federführung des LWL-Archivamtes initiiert worden war. Beteiligt waren zahlreiche Kommunal- und Kreisarchive aus dem Raum Westfalen und Lippe sowie das LWL-Archivamt für Westfalen in Münster.

In der Zeit von Juni 2013 bis April 2014 wurden 1.300 Amtsbücher aus den Beständen der teilnehmenden 32 Projektpartner extern digitalisiert. Das dabei verwendete Archivgut stammt aus der Zeit des 19. und frühen 20. Jahrhunderts und enthält Protokolle zu den Sitzungen verschiedener kommunaler Gremien, z.B. von Kreistagen, Stadt- und Gemeinderäten.

Neben diesem "modernen" Archivgut wurden 44 ausgewählte Bände älteren Datums digitalisiert. Hierunter fallen Missivenbücher, Kataster, Bürger- sowie Protokollbücher aus der Zeit des 16.- 19. Jahrhunderts.

Mit Ablauf der Projektlaufzeit im Februar 2015 sollten die digitalisierten Amtsbücher vollständig online verfügbar gemacht werden. Die technische Realisierung wurde über das Portal http://www.archive.nrw.de abgewickelt. Der Zugriff auf die Digitalisate erfolgt über den individuellen Eintrag im Findbuch des jeweiligen Archivs.

Beim "modernen" Archivgut gibt es in jedem digitalisierten Protokollband die Möglichkeit, direkt zum Datum der jeweils abgehaltenen Sitzung oder alternativ zum Entstehungsjahr zu navigieren. Hierzu wurde ein virtuelles Inhaltsverzeichnis angelegt, in dem die einzelnen Sitzungstermine direkt angesteuert werden können. In Protokollbänden mit vielen Terminen wurden die Sitzungstermine zur besseren Übersicht jahrgangsweise zusammengefasst.

Die inhaltliche Erschließung der älteren Bestände wurde individuell durchgeführt, da deren Variantenreichtum und thematische Komplexität keine einheitliche Strukturierung zuließ. Daher sind die Navigationsmöglichkeiten innerhalb der digitalisierten Amtsbücher je nach Band entweder chronologisch, alphabetisch oder nach Sachgebieten.

Dieses Pilotprojekt war eins von bundesweit sieben Teilprojekten, deren Ziel es unter anderem war, exemplarisch Workflows für die Digitalisierung unterschiedlichster Archivaliengattungen zu erproben. Die Teilnehmer an der Erprobungsphase waren: die Archivschule Marburg, die Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns (GDA), das Landesarchiv Baden-Württemberg (LA BW), das Landesarchiv Nordrhein-Westfalen (LAV NRW), das LWL-Archivamt für Westfalen (AAW), das Sächsische Staatarchiv (SStA) sowie das Stadtarchiv Mannheim Institut für Stadtgeschichte (ISG). Die Projekte deckten unter anderem mittelalterliche Urkunden (GDA), Foto- (LA BW) und Kartenbestände (LAV NRW), Amtsbücher (AAW), Mikrofilme, Mikro- und Makrofiche (SStA) sowie Sach- und serielle Akten (ISG) ab. Ziel der Pilotprojekte war es, eine Grundlage für archivische Digitalisierungsprojekte und eventuell für eine entsprechende Förderrichtlinie der DFG zu schaffen. Auf Grundlage einer solchen Förderlinie könnten Archive zukünftig selbstständig Fördermittel für Digitalisierungsmaßnahmen beantragen.