Extreme Wetterlagen mit starken Regenfällen, undichte Leitungen oder Reparaturmaßnahmen sind einige der häufigsten Ursachen für einen Wassereinbruch im Archiv. Die Folgen für das Archivgut sind schwerwiegend. Tinten und Stempelfarben laufen aus, es bilden sich Wasser- und Schmutzränder. Innerhalb von Stunden keimen Schimmelpilzsporen, die sich vor allem bei warmen Temperaturen rasch entwickeln. Das betroffene Archivgut ist akut in seiner Substanz gefährdet.

Im Ernstfall ist rasches Handeln erforderlich, um Schäden und Folgekosten zu verringern. Das Archivgut sollte daher möglichst zeitnah geborgen, verpackt und eingefroren werden. Es kann anschließend einer Vakuum-Gefriertrocknung unterzogen werden.

Die Restaurierungswerkstatt des LWL-Archivamtes besitzt jahrelange Erfahrung in der Bergung und Versorgung wassergeschädigter Archivalien. Sie verfügt zudem über eine Vakuum-Gefriertrocknungsanlage, die bei Bedarf auch von Institutionen außerhalb Westfalens genutzt werden kann.

Häufigste Ursache mikrobiellen Wachstums ist ein plötzlicher Anstieg der relativen Luftfeuchte auf Werte von über 60 %. Schimmelpilze beeinträchtigen nachhaltig die Stabilität und Lesbarkeit von Archivgut; sie führen zu Verblockungen und stellen ein Gesundheitsrisiko für den Menschen dar. Eine zeitnahe Isolation und Oberflächenreinigung der befallenen Objekte ist daher unumgänglich.

Die Ursache der erhöhten Feuchtigkeitswerte vor Ort ist zu klären und nach Möglichkeit zu beseitigen. Die Räume und Einrichtungsgegenstände sollten gründlich gereinigt werden. Bevor erneut Schriftgut eingelagert werden kann, muss sich das Klima stabilisiert haben. Es empfiehlt sich Temperatur und relative Luftfeuchte in der Folge permanent zu kontrollieren.

Feuer und Hitze führen bei Archivgut zu Substanzverlust, Verschwärzungen, Rußablagerung und Versprödung sowie einer starken Geruchsbelastung. Besonders gravierend sind die Schäden an unverpacktem Archivgut. Mit Löschwasser durchnässte Archivalien sollten umgehend verpackt und eingefroren werden (siehe oben Wasserschaden). Die brandgeschädigten Objekte sind dabei mit äußerster Vorsicht zu behandeln, um weitere Informationsverluste zu vermeiden. Nach ihrer Trocknung und Restaurierung sind sie oftmals nur noch eingeschränkt benutzbar.

Die Vakuum-Gefriertrocknungsanlage des LWL-Archivamtes für Westfalen dient der objektschonenden Trocknung von wasser- oder feuchtigkeitsgeschädigtem Schriftgut. Der Vorteil dieses Verfahrens besteht in der direkten Umsetzung von Eis in Wasserdampf (Sublimation) unter Umgehung der flüssigen Phase.

Das gefrorene Schriftgut wird einem Unterdruck von etwa 4 mbar ausgesetzt. Der durch die Sublimation des Eises entstehende Wasserdampf wird kontinuierlich abgesaugt und schlägt sich im Eiskondensator nieder (vgl. Abb.). Im Anschluss an den mehrtägigen Trocknungsvorgang muss das Papier seine ursprüngliche Materialfeuchte durch Aufnahme aus der Umgebungsluft wiedererlangen.

Die Kosten der Gefriertrocknung bestimmen sich nach Umfang und Nässegrad der Materialien (Preise auf Anfrage). Nach der Trocknung können erforderliche Reinigungs- und Konservierungsarbeiten ggfs. in der Restaurierungswerkstatt des LWL-Archivamtes durchgeführt werden.