Die Entwicklergemeinschaft DiPS.kommunal, bestehend aus der LWL.IT-Service-Abteilung, dem LWL-Archivamt für Westfalen, dem Amt für Informationsverarbeitung der Stadt Köln und dem Historischen Archiv der Stadt Köln, betreibt DiPS.kommunal als Verbundlösung in ihren jeweiligen Rechenzentren und bietet umfassende Beratung und Support. Die revisionssichere Datenspeicherung erfolgt in einer ausfallsicheren, redundant ausgelegten IT-Infrastruktur.

Schon jetzt unterstützt DiPS.kommunal die Aktenübernahme auf Basis nationaler Standards wie XDomea 2.2 und XPersonenstandsregister. Wo immer möglich, werden standardisierte und einfach konfigurierbare XML-basierte monodirektionale Schnittstellen eingesetzt. Dies gilt für den sogenannten Ingest, also die Übernahme ins Langzeitarchiv, aber auch für die spätere Nutzung durch Archivmitarbeiter*innen, sowohl im Lesesaalbetrieb als auch über das Internet.

DiPS.kommunal dokumentiert alle mit dem Archivgut im Übernahmevorgang durchgeführten Prozessschritte wie zum Beispiel die Konvertierung von Dateien in langzeitstabile Formate und auch die Erhaltungsmaßnahmen im elektronischen Langzeitarchiv. Darunter fällt beispielsweise die Migration von nicht mehr unterstützten Dateiformaten. Für eine langfristige Nachvollziehbarkeit bleiben Ursprungs- und Konvertierungsformate, die sogenannten Repräsentationen, im System erhalten.

DiPS.kommunal setzt auf Modularität im Dateieingang (Ingest) und der Datenverarbeitung, zum Beispiel bei Formaterkennung und Formatvalidierung, aber auch zwischen Langzeitarchiv und nachgelagerter Erschließungssoftware. Hierdurch können aktuellere und zusätzliche Module und Softwarekomponenten eingebunden werden, ohne das Gesamtsystem wechseln zu müssen.

DiPS.kommunal unterstützt viele Arten von potenziell vorkommendem elektronischem Archivgut:

• Strukturierte Unterlagen aus eAkten-bildenden Systemen. Dazu zählen etwa Dokumentenmanagement-Systeme und kommunale Fachverfahren wie Ratsinformationssysteme oder Gewerberegister
• Ordnerbasierte Dateiablagen
• Datenbanken
• Video- und Audio-Überlieferung, einschließlich Management von Erhaltungs- und Nutzungsrepräsentationen

In DiPS.kommunal gibt es klare Regeln für die Archivformate: Sie sollen ISO-normiert und langzeitstabil sein!

DiPS.kommunal gewährleistet eine quellenkritisch saubere, systemische Trennung von Registraturbildner- und Erschließungsinformationen. Nur die Primär- und Metadaten der abgebenden Dienststellen werden Teil des Archivinformationspaktes, während die archivische Verzeichnung separat in der Datenbank der Erschließungssoftware, also zum Beispiel ACTApro, AUGIAS oder FAUST, gespeichert wird. Dies ermöglicht dort die Korrektur von Inhalt und Orthografie oder die Anpassung der Schutzfristen, ohne dafür das entsprechende Archivinformationspaket verändern zu müssen. Über eine dauerhaft stabile technische Kennung sind die Informationen zu den Archivinformationspaketen des Langzeitarchivs mit den Erschließungsinformationen verknüpft.

DiPS.kommunal speichert seine Archivinformationspakete in offen dokumentierten, nicht-proprietären TAR-Containern. Die Metadaten werden in je einer menschen- und maschinenlesbaren AIP.xml bei den Primärobjekten abgelegt. Auf diese Weise wird eine größtmögliche Systemunabhängigkeit in der Weiterverarbeitung und eine zukunftssichere Lesbarkeit der Daten gewährleistet.

Die DiPS.kommunal-Betreiber verwenden hochwertige revisionssichere Speichersysteme, die eine ausreichende Redundanz sicherstellen und die für eine genügende Performanz auch bei großen Lieferungen sorgen. Dabei besteht eine durchgängige Mandantentrennung bei der Verarbeitung und Speicherung. Diese Maßnahme sorgt für eine Trennung des Archivguts nach den teilnehmenden Kommunen und vereinfacht Migrations- und Exitstrategien.